Le commerçant doit établir une comptabilité régulière (en application de dispositions légales), sincère (de bonne foi) et fidèle à la réalité de l’entreprise.

L’entreprise peut tenir elle-même sa comptabilité. En revanche, lorsqu’elle décide de la confier à un professionnel, elle doit obligatoirement s’adresser à un expert-comptable inscrit au tableau de l’ordre.

Seul un membre de l’ordre des experts-comptables peut effectuer des travaux de tenue, vérification, appréciation, surveillance ou redressement des comptes pour le compte de tiers.

La tenue de documents comptables inexacts ou fictifs est sanctionné pénalement : le chef d’entreprise encourt une amende de 500 000 € et 5 ans d’emprisonnement.

Le commerçant, ou son expert-comptable, doit effectuer les actions suivantes :

• Enregistrer, de façon chronologique, les mouvements (achats, ventes, etc.) du patrimoine de l’entreprise
• Établir une facturation dans certains cas
• Procéder à un inventaire, au moins 1 fois par an, pour contrôler physiquement l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise, à la date de clôture de l’exercice
• Établir les comptes annuels à la fin de chaque exercice au vu des enregistrements comptables et de l’inventaire (bilan, compte de résultat et annexe)
• Détenir un compte bancaire soit dans un établissement de crédit, soit dans un bureau de chèques postaux
• Conserver, au moins 10 ans après la clôture de l’exercice, toutes les pièces comptables (livre journal, grand-livre, bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.)
• S’il est constitué sous forme de société, procéder chaque année au dépôt des comptes annuels sur le site du guichet des formalités des entreprises ou auprès du greffe du tribunal de commerce ou du tribunal judiciaire

Les comptes annuels (ou comptes sociaux) comprennent les documents suivants :

• Bilan qui présente les éléments actifs et passifs de l’entreprise, et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres
• Compte de résultat qui rassemble les produits (ventes, intérêts de capitaux placés, etc.) et charges (achats, salaires, impôts, etc.), et fait apparaître le bénéfice ou la perte de l’exercice, après déduction des amortissements et des provisions
• Annexe qui commente et complète le bilan et le compte de résultat (méthodes comptables utilisées, montant des pensions et compléments de retraite, par exemple)

Les mentions obligatoires de l’annexe varient selon la taille de l’entreprise.

Les comptes doivent apparaître dans les documents, sous forme électronique ou papier, suivants :

• Livre-journal, qui consiste en un enregistrement chronologique (opération par opération et jour par jour) de tous mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise : achats, ventes, etc.
• Grand-livre qui rassemble tous les comptes (les écritures du livre-journal sont portées sur le grand livre et ventilées selon le plan comptable).

S’ils sont sous format électronique, ces documents n’ont plus à être numérotés dès leur établissement, mais simplement identifiés et datés.

Tout enregistrement comptable doit préciser l’origine, le contenu et l’imputation de chaque donnée, les références de la pièce justificative qui l’appuie.

Les personnes physiques ou morales assujetties au régime réel simplifié d’imposition peuvent adopter une présentation simplifiée des comptes annuels.

Le régime comptable simplifié consiste à enregistrer les créances et les dettes uniquement à la clôture de l’exercice.

Les commerçants qui remplissent 2 des critères suivants peuvent simplifier la présentation comptable : bilan et compte de résultat simplifiés. De plus, les micro-entreprises n’ont pas l’obligation d’établir d’annexe.

Le bilan simplifié doit notamment indiquer les informations suivantes :

• Actif immobilisé (fonds de commerce, équipement informatique, immobilier par exemple)
• Actif circulant (stocks en cours, acomptes versés sur commande, créances sur les clients, etc.)
• Capitaux propres
• Charges et produits constatés d’avance
• Provisions
• Dettes (emprunts, avances et acomptes sur commandes en cours, fournisseurs)

Le compte de résultat simplifié doit préciser notamment les charges d’exploitation (impôts, salaires, etc.) et les produits d’exploitation (ventes réalisées par exemple).

Par exception, certaines catégories d’entreprises ne peuvent bénéficier de ces allégements : établissements bancaires, entreprises d’assurances et mutuelles, sociétés cotées et organismes faisant appel à la générosité publique, etc.

Le micro-entrepreneur bénéficiant du régime fiscal de la micro-entreprise doit tenir une comptabilité allégée.